Elektronický spis
Vznik nového komunikačního kanálu v podobě datových schránek a elektronického přijímání resp. odesílání dokumentů řešily subjekty, organizace nebo instituce různými způsoby, mnohdy v minimalistickém nesystémovém pojetí, kterým „splnily“ legislativní požadavky, ale ve skutečnosti jim tyto změny přinesly nárůst pracnosti se správou a evidencí dokumentů.
Jelikož přechod z listinného spisu na spis elektronický znamená široký dopad do agend organizací a týká se širšího spektra zaměstnanců (nikoli např. jen zaměstnanců podatelen), je nezbytné přistoupit k realizaci potřebných změn systémově tak, aby nejpozději v roce 2012 byla daná organizace připravena na plně elektronický spis a vedení agend elektronickým způsobem.
Přechod z listinné formy spisové služby na formu elektronickou lze chápat jako významný krok v rámci elektronizace nejen veřejné správy a rozvoje elektronické komunikace.
Úplný elektronický spis představuje:
- „nepotřebnost“ spisů listinných (až na vybrané případy),
- snížení objemu papírové agendy včetně nutné archivace,
- zrychlení oběhu elektronických dokumentů,
- znalost, kde se právě nachází daný dokument,
- eliminace „ztracených“ či zpožděných reakcí,
- zjednodušení procesu obsluhy,
- snížení nákladů na proces obsluhy a archivace.
- Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu,
- Nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu,
- Vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách,
- Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě,
- Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby („Spisová vyhláška“),
- Zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích,
- Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb.,
- Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů,
- Zákon č. 301/2008 Sb. kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů,
- Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání informačního systému datových schránek.
- 1. Krok – Studie proveditelnosti
Prvním krokem je Studie proveditelnosti, jež je provedena v souladu s požadavky na právně validní přechod dokumentů na elektronický spis, který bude splňovat požadavky zákona č. 300/2008 Sb., na ukládání, zatřiďování, vyhledávání a dlouhodobou archivaci dokumentů, a to v souladu s návrhem nového archivního zákona a připravovaného projektu Národního digitálního archivu ČR.
Studie proveditelnosti obsahuje detailní popis implementace zákona č. 300/2008 Sb. včetně:- popisu požadovaných kritérií na dokument,
- popisu služeb definovaných Ministerstvem vnitra v dokumentu „Návrh funkcí WS pro komunikaci mezi ISDS a SS" (služby napojení datové schránky na spisovou službu),
- popisu návazností zákona č. 300/2008 Sb. na další zákony dle platné legislativy.
- 2. Krok – Analýza připravenosti
Ve druhém kroku Vám provedeme vyhodnocení připravenosti Vašeho stávající prostředí. Půjde zejména o popis následující problematiky:- analýza potřeb a stávajících procesů,
- vazby potřeb a uživatelských rolí (vlastník, sponzor, uživatel, aj.),
- popis klíčových služeb daného procesu, jejich důležitost a dopad na společnost,
- hodnocení klíčových služeb ve struktuře základních parametrů (čas, náklady, kvalita a riziko) a to:
- z pohledu současného stavu,
- z pohledu očekávaného stavu,
- vyhodnocení kvalitativního posunu daných služeb procesu,
- klíčové požadavky a omezení (například technické omezení dané IT infrastrukturou, technologiemi, analýza již existujících a dostupných prvků řešení jako jsou stávající technická zařízení, licence atd.).
- 3. Krok – Návrh řešení
V rámci tohoto kroku Vám dodáme návrh konkrétního řešení a scénáře postupu (předpoklad součinnosti a pracnosti, plán harmonogramu, cena) pro řízené dosažení vytyčeného cíle s nejnižšími náklady a nejvyšší pravděpodobností úspěchu. Konkrétní řešení vždy závisí na zákazníkem preferované platformě a stupni připravenosti celé společnosti. Na základě předchozích kroků jsou již známa přesná očekávání jednotlivých rolí uživatelů při implementaci či změně procesu a dojde tak ke značnému snížení rizika při implementaci vybraného řešení. Navržené řešení také může sloužit jako návod pro elektronickou komunikaci a elektronizaci dokumentových interních či externích procesů. - 4. Krok – Provedení změny
Posledním krokem je vlastní provedení změny dle navrženého a schváleného harmonogramu implementace. Tuto část Vám pomůžeme provést ve dvou různých formách spolupráce dle stupně zainteresovanosti:- vedeme projekt změny, jsme přímo odpovědni za výsledek dle nastavených pravomocí a spolupráce,
- jsme součástí Vašeho týmu projektu změny v roli interního nebo externího poradce.
Na službu Elektronického spisu volně navazují tyto produkty:
- Simulace procesů – detailním pohledem na konkrétní proces nebo oddělení se zavedením počtu opakování a aplikací sezonních a jiných výkyvů lze účinně odhalit slabá místa organizace současně s těmi předimenzovanými. Výstupem je návrh ke zvýšení efektivity provozu nebo výroby.
- Optimalizace a návrhy změn procesů – podobně jako v simulaci dochází k odhalení neefektivních struktur. Tato služba je však určena spíše pro nízkoobrátkové procesy bez použití simulace běhu procesů. Výstupem je návrh ke zvýšení efektivity provozu nebo výroby.