Procesy

Firemní procesy

Firemní procesy představují ucelený sled činností, které vedou k jednoznačně definovanému cíli. Pomocí firemních procesů společnost realizuje své produkty, jejich vývoj, nákup, prodej, obsluhu a podporu zákazníků, současně i účtování, nábor zaměstnanců, podporu IS/IT a další aktivity.

Přínos pro Vaši firmu 

Efektivní firemní procesy jsou naprosto klíčové a jejich případná změna zásadně ovlivňuje výsledky společnosti. Díky této službě zákazník získává: 

• jasnou představu o procesech ve společnosti, 
• detailní pohled na všechny činnosti, jejich závislosti (zdroje, interakce) a případně nákladovost a efektivitu dílčích činností i celých procesů, 
• základní materiál pro strategická rozhodování o firemních změnách jako například:
  • změna produktového portfolia,
  • organizační změna, zvýšení efektivity práce,  
  • podklad pro implementaci nebo změnu informačního systému.

Jak tato možnost v praxi funguje?

Například cítíte-li, že ve Vaší společnosti obíhá zbytečně moc dokumentů v papírové podobě a rádi byste zavedli nějaký systém pro elektronický přenos všech dokumentů. Tím docílíte řádově vyšší rychlosti zpracování se současnými výhodami přístupu ke všem dokumentům (dle nastavení oprávnění) z terénu nebo z domova. Pro takovou úlohu je však nutné znát rozsah všech dokumentů, kde a jak vznikají, kdo je potřebuje pro svou práci a v jakém okamžiku, kdo všechno je schvaluje, kdo je přijímá, odesílá a kdo je archivuje.

Služba Firemní procesy-revize a popis pak probíhá v následujících krocích:

• 1. Krok - Studie aktuálního stavu 
  Nejdříve se provede základní seznámení s procesy ve společnosti (nebo jen části) a jejich kategorizace. Následují detailní šetření, která identifikují všechny potřebné parametry, jako jsou:
  • klíčové procesy a požadované výstupy z těchto procesů,
  • ucelený seznam všech dotčených dokumentů a jejich formy, 
  • úzká místa a rizika,
  • požadavky na daný proces (objem, čas atd.),
  • potřebné zdroje a nároky na zdroje, 
  • nároky na vstupy a výstupy (QA), 
  • vzájemné vazby a interakce s dalšími procesy,
  • sezónní výkyvy,
  • náklady na proces (kroky, zdroje atd.). 
    V této části jsou identifikovány všechny vazby a závislosti dílčích parametrů všech zjištěných činností, které vytváří nutné vstupy pro návrh modelu.
• 2. Krok - Tvorba modelu stávajícího stavu 
  Následným krokem je zcela konkrétní model společnosti (nebo její definované části) s definovanou strukturou a vazbami mezi jednotlivými objekty popisujícími současný stav společnosti. Součástí tohoto modelu jsou detailní popisy procesů včetně všech výskytů konkrétních potřebných dokumentů, zachycení jejich změn a samozřejmě konkrétních osob provádějících danou změnu či jen obsluhu dokumentu.
  
  Tento krok je ukončen detailními popisy všech procesů, zjištěných dokumentů a jejich změn, zúčastněných osob a dalších detailních pohledů pro rozhodování managementu společnosti o dalším možném postupu a případných změnách. Součástí tohoto kroku jsou samozřejmě doporučení na další postup a změny vedoucí k dosažení vyšší produktivity a efektivity provozu společnosti.

Další možnosti

Na službu Firemní procesy-revize a popis přímo navazují tyto produkty:

• Simulace procesů – detailním pohledem na konkrétní proces nebo oddělení se zavedením počtu opakování a aplikací sezonních a jiných výkyvů lze účinně odhalit slabá místa organizace současně s těmi předimenzovanými. Výstupem je návrh ke zvýšení efektivity provozu nebo výroby.
• Optimalizace a návrhy změn procesů – podobně jako v simulaci dochází k odhalení neefektivních struktur. Tato služba je však určena spíše pro nízkoobrátkové procesy bez použití simulace běhu procesů. Výstupem je návrh ke zvýšení efektivity provozu nebo výroby.
• Tvorba směrnic – ze zadaného modelu a vložených informací jsou automaticky generovány veškeré potřebné Směrnice, Popisy práce a další potřebné dokumenty pro efektivní vedení společnosti a sdílení zkušeností.
• Stanovení krizových scénářů – rozšířená služba identifikace klíčových procesů a úzkých míst za současné analýzy externího a interního prostředí společnosti (detailní analýzy SLEPT, PORTER a SWOT). Výstupem je identifikace krizových situací a návrh scénářů pro jejich řešení.
• Stanovení kompetencí a procesu eskalace problémů – je součástí služby Stanovení krizových scénářů, představuje popis kompetenčního modelu společnosti a postupu eskalace při řešení očekávaných i neočekávaných situací bez prvku ohrožení společnosti (součást krizových scénářů).